Sistema para la recepción de documentos desde el mismo momento en que el interesado lo produce en su sistema tecnológico u ofimático y debe enviar de manera certificada a través de mensaje de datos o de texto por correo electrónico, a un número de teléfono celular o requiere la impresión para ser entregado en la dirección física del destinatario.
Características del sistema
El sistema se conecta electrónicamente con cada una de las áreas que conformen la entidad, a cada tramite, proceso o procedimiento que maneje el empleado o funcionario remitente y permite cargar o elaborar tablas de retención documental a cada serie o subserie documental para definir los tipos documentales a enviar.
Permite al empleado o funcionario de manera autónoma cargar y firmar digital o electrónicamente los tipos documentales con su firma autógrafa y remitirlo directamente para su entrega al correo electrónico o número de teléfono celular del destinatario o transmitirlo directamente a nuestro sistema logístico, donde uno de nuestros operadores lo imprime, ensobra y alista para su entrega física.
Cumpliendo con las leyes procesales colombianas, el sistema obtiene directamente los acuses de recibo de lo enviado electrónicamente como mensaje de datos o de texto y la certificación cuando nuestros mensajeros cumplen con el trámite y el operador digitaliza la prueba de entrega.
El sistema permite a los empleados o funcionarios, ver en tiempo real cuales procesos, tramites o procedimientos van teniendo acuses de recibo y cuales remitentes faltan por comunicar o notificar.
El sistema crea a cada tramite, proceso o procedimiento un expediente electrónico enumerado de acuerdo a la necesidad del cliente, cada expediente queda automáticamente conformado por carpetas electrónicas identificadas con el nombre de cada destinatario, en cada carpeta se archivan automáticamente los documentos enviados y sus respectivos acuses, independientemente el medio utilizado para el envió..
El sistema genera informes automatizados de envíos y los costos, para efectos contables y organizados por los metadatos requerido por el cliente.
Características del sistema
El sistema se conecta electrónicamente con cada una de las áreas que conformen la entidad, a cada tramite, proceso o procedimiento que maneje el empleado o funcionario remitente y permite cargar o elaborar tablas de retención documental a cada serie o subserie documental para definir los tipos documentales a enviar.
Permite al empleado o funcionario de manera autónoma cargar y firmar digital o electrónicamente los tipos documentales con su firma autógrafa y remitirlo directamente para su entrega al correo electrónico o número de teléfono celular del destinatario o transmitirlo directamente a nuestro sistema logístico, donde uno de nuestros operadores lo imprime, ensobra y alista para su entrega física.
Cumpliendo con las leyes procesales colombianas, el sistema obtiene directamente los acuses de recibo de lo enviado electrónicamente como mensaje de datos o de texto y la certificación cuando nuestros mensajeros cumplen con el trámite y el operador digitaliza la prueba de entrega.
El sistema permite a los empleados o funcionarios, ver en tiempo real cuales procesos, tramites o procedimientos van teniendo acuses de recibo y cuales remitentes faltan por comunicar o notificar.
El sistema crea a cada tramite, proceso o procedimiento un expediente electrónico enumerado de acuerdo a la necesidad del cliente, cada expediente queda automáticamente conformado por carpetas electrónicas identificadas con el nombre de cada destinatario, en cada carpeta se archivan automáticamente los documentos enviados y sus respectivos acuses, independientemente el medio utilizado para el envió..
El sistema genera informes automatizados de envíos y los costos, para efectos contables y organizados por los metadatos requerido por el cliente.
Modo de uso y cómo adquirirlo.
El sistema funciona como módulo de administración de envíos de correspondencia, como sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o como ventanilla única, el cual puede ser instalado en los servidores web del cliente, gestionado y administrado de manera independiente por los empleado o funcionarios. Así mismo, permite ser conectado a través de interoperabilidad a cualquier sistema productor de documentos del cliente.
Licencia a perpetuidad
Alquiler del sistema
Compra de paquetes de envios
Modo de uso y cómo adquirirlo.
El sistema funciona como módulo de administración de envíos de correspondencia, como sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o como ventanilla única, el cual puede ser instalado en los servidores web del cliente, gestionado y administrado de manera independiente por los empleado o funcionarios. Así mismo, permite ser conectado a través de interoperabilidad a cualquier sistema productor de documentos del cliente.
Licencia a perpetuidad
Alquiler del sistema
Compra de paquetes de envios
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