El sistema cuenta con un formulario para la elaboración del mensaje de datos, el cual emplea lenguaje del derecho y términos jurídicos para facilitar a la parte interesada la descripción de los datos del proceso y de la providencia respectiva al momento de su envío.

El sistema certifica la autenticidad e integridad del contenido del mensaje de datos, para garantizar que el acuse de recibo, es porque el destinatario conoció efectivamente la existencia del proceso y la providencia respectiva.

El sistema para garantizar el debido proceso y evitar posibles discrepancias que afecten la celeridad del proceso, emite los certificados con la información contenida en respuestas automáticas, ya que los servidores de correos electrónicos existentes, al no haber sido desarrollados específicamente bajo los requerimientos de nuestra legislatura, estos permiten a su propietario ser programados con respuestas automáticas, pero no necesariamente para acusar el recibo de la notificación de la providencia en procesos judiciales, sino para confirmar que han recibido mensajes de datos de cualquier otra índole, para brindar información sobre su objeto social o sobre temas comerciales que adelantan con los remitentes.
En otros casos, dichos acuses son emitidos desde las IP que utilizan sus Robots de búsqueda o desde las utilizadas por Google para el mismo propósito. Sin embargo la respuesta que toma el servidor del remitente frente a estas causales es que el mensaje de datos ha sido leído o abierto y peor aún algunas entidades tienen bloqueados sus sistemas para recibir auto respuestas.

El sistema con el fin de servir de fundamento a la hora de solicitar emplazamientos, genera el certificado por las siguientes causales:

• Cuando el mensaje fue enviado correctamente y no obtuvo apertura durante el tiempo que la parte estime conveniente.
• Cuando la dirección electrónica destinataria no es encontrada por el sistema remitente.
• Cuando la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario se encuentra llena.
• Entre otras.

El sistema permite a la parte interesada, acceder, gestionar, consultar, notificar, conocer los acuses de recibo en tiempo real y generar informes desde  cualquier dispositivo móvil  o de escritorio conectado a internet.

El sistema apoya el área de contabilidad al momento de causar las costas de las notificaciones al proceso, ya que puede descargar en archivo plano la información requerida para ser cargada al sistema tecnológico u ofimático de manera masiva o ubicarla rápidamente por el número de radicado del proceso, nombre del demandado o el número de identificación y por número de obligación o crédito, entre otras.